Авансовые отчеты – документы первичного учета, подтверждающие расходование выданных авансом подотчетных сумм. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным лицом. Подотчетные лица заполняют в форме авансового отчета информацию о фактически израсходованных суммах с предоставлением документов, подтверждающих произведенные расходы. Далее авансовый отчет проверяется бухгалтером на правильность заполнения, целевого расходования денежных средств.

Данные о подотчетных лицах регистрируются в списке "Физические лица": НСИ и администрирование – НСИ – Физические лица.

Подотчетным лицом может быть любой сотрудник предприятия, зарегистрированный в этом списке. Никаких дополнительных данных о том, что сотрудник является подотчетным лицом, вводить не нужно.

Выдача/перечисление денежных средств подотчетному лицу может производиться для различных целей:

  • командировочные расходы (расходы на проезд, по найму жилого помещения, на оплату услуг связи, на обмен наличной валюты и др.);
  • хозяйственные расходы (канцелярские расходы и др.);
  • денежные документы (путевки на лечение, отдых, талоны на бензин, почтовые марки, почтовые переводы, железнодорожные, авиа- и прочие перевозочные билеты и иные аналогичные бумаги, имеющие денежную оценку);
  • закупка товарно-материальных ценностей, получение услуг.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах, ранее выданных авансом. 

Выдача денежных средств подотчетному лицу может производиться как через кассу организации (документ "Расходный кассовый ордер" с типом операции "Выдача подотчетнику"), так и путем перевода ДС на банковский счет подотчетного лица (документ "Списание безналичных ДС" с типом операции "Выдача подотчетнику").

Закупка товаров, работ, услуг, денежных документов

Закупка товаров, работ, услуг, денежных документов отражается следующими первичными документами:

  • Авансовый отчет;
  • Приобретение товаров и услуг;
  • Поступление денежных документов.

Закупка ТМЦ, приобретение услуг отражаются документом "Приобретение товаров и услуг" с типом операции "Закупка через подотчетное лицо".

Закупка денежных документов отражается документом "Поступление денежных документов" с хозяйственной операцией "Закупка через подотчетное лицо".

Остальные расходы, которые несет подотчетное лицо, вносятся в документ Авансовый отчет.

Приобретение товаров и услуг

Поступление денежных документов

Авансовый отчет

Предусмотрена возможность двухэтапного ввода информации о потраченных/израсходованных суммах в документе "Авансовый отчет". Использование данной возможности определяется функциональной опцией: НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты – Статусы авансовых отчетов.

Для создания отчета необходимо перейти в раздел: Казначейство - Подотчетники - Авансовые отчеты. Создать - Авансовый отчет.

Документу "Авансовый отчет" соответствуют статусы: "Подготовлено" и "Утвержден".

Первый этап работы с авансовым отчетом, как правило, выполняет подотчетное лицо, второй – бухгалтер по работе с подотчетными лицами.

После указания статуса на вкладке "Основное" следует выбрать из списка подотчетное лицо, валюту, организацию (если ведется учет по нескольким организациям).

На вкладке "Закупки" "Создать" или "Подобрать" (если документы созданы) документы "Приобретение товаров и услуг" или "Поступление денежных документов" (если необходимо отразить закупку товаров, приобретение услуг или закупку денежных документов подотчетным лицом).

Если на вкладке "Закупки" нажать "Создать" - "Приобретение товаров и услуг", создастся документ "Приобретение товаров и услуг", который включен в авансовый отчет. В документе следует указать поставщика, договор с поставщиком (если есть), склад, приобретенный товар и его цену, номер, дату и наименование входящего документа, подписи.

В документе "Авансовый отчет" на вкладке "Расходы" отражается информация о произведенных подотчетным лицом расходах денежных средств, не связанных с оплатой закупки (кнопки "Добавить", "Заполнить полученными авансами"). Заполнить информацию о сумме израсходованных подотчетным лицом денежных средств, документе расхода денежных средств (номер, дата, наименование).

В документе "Авансовый отчет" на вкладке "Оплата поставщикам" отражается информация об оплатах поставщику.  Следует заполнить информацию о поставщиках, о сумме израсходованных подотчетным лицом денежных средств, документе расхода денежных средств (номер, дата), об объекте расчетов. Сумма взаиморасчетов рассчитывается автоматически.

На вкладке "Для печати" следует заполнить назначение аванса, количество листов и документов, банковский счет, указать руководителя и главного бухгалтера.

НДС с расходов к вычету

НДС с расходов, отраженных в документе "Авансовый отчет", не принимается к вычету автоматически - для принятия к вычету следует заполнить поле "Отражение в учете" (поле появляется при изменении статуса авансового отчета на "Утвержден"). НДС можно:

  •  списать на расходы;
  •  принять к вычету по счету-фактуре;
  •  принять к вычету по БСО (или иному документу).

При принятии к вычету нужно ввести данные счета-фактуры в отдельной форме.

При списании на расходы "Статья расходов" и "Аналитика расходов" определяются в учетной политике.

Возврат остатка и возмещение подотчетному лицу перерасхода денежных средств

Если выданные денежные средства израсходованы подотчетным лицом не полностью, то в этом случае возникает остаток денежных средств.

Документы, по которым имеются остатки неизрасходованных подотчетными лицами денежных средств, отображаются в качестве распоряжений на оформление возврата ДС на вкладке "Распоряжения на поступление" в списке документов "Приходные кассовые ордера" и на вкладке "К поступлению" в журнале "Безналичные платежи".

Возврат остатка неизрасходованных ДС и возмещение подотчетному лицу перерасхода денежных средств оформляются в рамках рабочего места: Казначейство – Подотчетники – Авансовые отчеты на закладке "Авансы".

Перерасходы денежных средств возникают в случаях, когда подотчетное лицо израсходовало больше ДС, чем ему было выдано на соответствующие расходы под отчет.

Документы, по которым имеются остатки не израсходованных подотчетными лицами денежных средств, отображаются в качестве распоряжений на оформление возврата ДС на закладке "Распоряжения на поступление" в списке документов "Приходные кассовые ордера" и на закладке "К поступлению" в журнале "Безналичные платежи".